La gestion d'une entreprise demande un regard accru sur l'absence de ses collaborateurs. En effet, le service RH, dans l'ensemble de ses missions, doit être le garant de la capacité de chacun des services de l'entreprise de tourner malgré des collaborateurs dans l'incapacité de travailler ou en congé. Ceci demande une planification, une organisation et une anticipation pour ne pas être pris au dépourvu. Il est question d'efficacité, de productivité ou de service client garanti par exemple.
Gérer les absences : une nécessité pour le fonctionnement de l'entreprise
Selon la taille de l'entreprise, la gestion du personnel absent peut se faire par le gérant lui-même, le service secrétariat ou encore les membres du pôle RH. Dans tous les cas, il est essentiel de constituer une politique de gestion des absences solides pour que celles-ci ne pèsent pas sur votre activité. Il est question de s'organiser pour les absences planifiées et d'anticiper et faire preuve de résilience pour les absences imprévues. Ces absences peuvent aller des congés payés déposés par vos collaborateurs à l'arrêt maladie ou l'imprévu de dernière minute. Dans tous les cas, aucune absence ne doit rompre avec le bon fonctionnement de votre entreprise et en briser les rouages. Des logiciels existent même pour vous appuyer dans votre politique de gestion du personnel absent comme en suivant ce lien.
Quelle que soit la méthode employée, l'objectif est le même. Il s'agit de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise, car il est inconcevable qu'un secteur ne fonctionne plus, ou qu'aucun membre puisse garantir l'accueil client.
Définir un plan d'attaque selon les types d'absences
L'une des premières pierres à poser dans la gestion du personnel absent est de trier les types d'absences afin de les gérer en conséquence. Parmi les types d'absences qu'une entreprise peut rencontrer, il y a notamment les congés payés, les congés sans solde, les congés anticipés, les arrêts maladie, les RTT, les journées de formation ou encore l'absentéisme au travail non justifié.
Dans ces types d'absences, deux grandes familles se détachent entre les absences prévues, planifiées, et celles qui arrivent à contre-temps, parfois même de dernière minute. Dans sa résilience et sa flexibilité, la politique de gestion du personnel absent doit avoir la capacité de connaître chacune de ses absences et/ou de réagir en conséquence. Il est donc question de tenir un planning et une liste des absences de chaque membre de l'entreprise pour connaître les effectifs présents chaque jour. Dans ce même planning doit être inscrit des journées clés et les activités dédiées afin de marquer en rouge ces journées où l'absence de certains membres est impossible ; et les membres qui doivent être absolument présents pour garantir une activité au quotidien.
Si lundi, l'accueil d'un investisseur par le service finance doit être établi, il est impossible de poser un congé ce jour pour les membres des services finances, et vous devez aussi anticiper toute impossibilité de dernière minute pour pouvoir réagir efficacement. Ce planning, corrélé entre absences et activités, vous permet de planifier correctement les absences prévues et de vous protéger face aux absences imprévues.
Prévenir les postes clés simplement à l'aide d'un logiciel de gestion des congés
Pour réaliser ce planning qui vous permet de gérer parfaitement les absences, de nombreux logiciels comme avec octime.com existent. Ce type de logiciel de gestion des congés et des absences vous permet d'informatiser votre politique de gestion du personnel absent, mais aussi de le mettre à disposition de l'entreprise et des postes clés.
Si le pôle RH ou le gérant lui-même s'occupe de gérer les absences, il est aussi question de communiquer aux membres concernés comme les managers ou les chefs d'équipes. Si les absences se gèrent sur un planning, elles se gèrent aussi sur le terrain dans un souci de coordination.
Anticiper pour optimiser sa gestion du personnel absent
Pour optimiser la gestion des absences et congés en entreprise, la clé d'une bonne organisation semble se reposer sur le pilier de l'anticipation. Si les absences imprévues comme les maladies de dernière minute ou l'absentéisme sont des cailloux dans la chaussure dont ses impacts ne peuvent être limités que par une politique de prévention, tout le reste se gère par de l'anticipation.
Toutes les absences prévues comme les congés, les journées de formation et même les absences pour rendez-vous médicaux doivent être maîtrisées par la communication avec vos collaborateurs. Il est indispensable d'intégrer un planning de demande des congés en fixant une date limite de demande de congé. Installez aussi une bonne communication avec les collaborateurs pour que ces derniers aient le réflexe de vous prévenir à l'avance de certaines absences prévues.